新しい(New Normalな)働き方が定着してきた今、在宅勤務をされる方がかなり増えたかと思います。
中には新入社員や異動者と一度も会ったことがないまま仕事を一緒にされている方も多くいるでしょう。
異動者や経験者採用者の場合はすぐに即戦力になり、リモートでも仕事をどんどん進めてくれるかもしれませんが、ここで悩むのが新入社員の育成・指導です。
今回は1年間リモートで新人指導をして分かったこと、育成のコツやポイントを解説します。
コロナ前の育成・指導方法
コロナ前の日本では「俺の背中を見て育て！」と言わんばかりの指導方法が主流でした。
・数多くの集合型の新人研修に参加する
・人脈形成のために実習や出張に行く
それからこんな事もよくありましたよね。
・これコピーしておいて
・資料や書庫の整理よろしく
・取引先との飲み会手配よろしく
コピー機の達人になるんじゃないかと言うくらい、新人のうちはよく印刷・コピーをしていました。
リモートではこの指導方法が全く通用しません。
そもそも日本全体でハンコレスが進んでいる今、紙を印刷することも少なくなってきていますし、飲み会も無くなってきていますね。
それだけではありません。
これでは非常に時間がもったいないです。
せっかく採用した優秀な人材を早く即戦力にしないと、採用という最大の投資を会社として無駄にしてしまいます。
リモートでの育成・指導方法
たった4つのことですが、これらを繰り返し行うことが非常に大切です。
それでは順番に解説していきます。
目標設定
新入社員の育成計画をたてます。
何をいつまでにできるようにさせるか。
まずは目標を大枠・中枠・小枠で設定しましょう。
大枠
年単位・期単位で設定します。例えば、
「上期中に指示した仕事をサポート受けながら遂行できる」
「1年目終了時までに次に何をすべきか自分で考え、必要に応じて上司に判断を促すことができる」など
ここでは大まかな目的で構いません。
中枠
直近の大枠をブレイクダウンします。
なぜ直近の大枠なのか。
定期的に目標設定を見直しするからです。
例えば、「上期中に指示した仕事をサポート受けながら遂行できる」という大枠をブレイクダウンしてみましょう。
ここでは月単位で設定していきます。
5月：担当業務の基礎知識を習得
6月：応用知識を習得、メール・電話対応スムーズに
7月：指示された業務を習得した知識を使って遂行する
8月：業務の先読みをして、次の行動を決められる
9月：必要に応じて適切な人に相談しながら業務を遂行できる
小枠
直近の中枠をブレイクダウンします。
先程あげた例でいうと「4月：会社全体の規則、仕事の基本を習得」これをブレイクダウンしましょう。ここでは週単位、最初の2ヶ月は日単位までブレイクダウンできると尚良いでしょう。
2週目：部署内教育(業務紹介)
3週目：規則・ルール説明
4週目：過去資料説明
これらの目標設定が非常に大事です。
忙しくて気がついたら数ヶ月経っていたが、新入社員はその間暇を持て余してしまっていた。
よくあるケースです。
ちなみに、新入社員本人に伝えるのは最初は小枠まで、慣れてきたら中枠まで、3−4ヶ月経過した頃には大枠まで伝えていきましょう。
日々のコミュニケーション
リモートで指導する上で重要なのは
いかにコミュニケーションを取り続けるか
最初1ヶ月は毎朝最低30分は時間取りましょう。
今日やってもらいたいことは何か
その仕事をやるために読むべき資料はこれ
これを1ヶ月継続することで最低限の基礎知識は教えられますし、その後の仕事の進み具合が変わってきます。
それだけではなく、電話やチャットはいつでもしていいよと常にオープンにしておきましょう。リモートは1人で抱え込んでしまいがちです。これを避けましょう。
また新入社員のうちは、どの程度から質問していいのかさえも迷いがちです。
はじめにある程度ガイドを出しておいてあげるのも一つの手です。
例えば、「過去資料やマニュアルを見て分からなければ相談して」「急な問合せ対応でどう動けばいいか分からなかったら相談して」など、具体的にガイドを示してあげましょう。
定期的な1on1
「1on1」ミーティングとは、定期的に上司と部下が1対1で話し合うことを言います。米国シリコンバレーでも“1on1 meeting”は文化として根付いており、人材育成の手法として世界的に注目を集めています。その特長は、上司が部下の成長のために時間をつかう、ということ。日本ではヤフーが取り入れたことで話題になり、現在は多くの企業で導入が進んでいます。
ー引用元：日本の人事部
日々のコミュニケーション取ってるからいらないんじゃない？
いえいえ！そんなことありません！
いります。むしろものすごく重要です。
理由はコミュニケーションの目的が違うからです。
(キャリアやプライベートの相談など)
最低でも月に1回は1on1を設定することをオススメします。
話す内容としては、少し業務から離れてみましょう。
休みの日にストレス発散できてる？
職場のほかの人とコミュニケーション取れてる？など
メンタルケアをメインに会話しましょう。
振り返り・見直し
最低でも期に1回、大枠の目標設定の区切りごとに振り返りと目標の見直しを行いましょう。
チェックポイントとしては以下を考慮してみましょう。
②業務配分に無理はないか
③新入社員の性格・個性にやり方があっているか
特に③が大切だと私は考えています。
人によって性格は様々。自分の仕事のやり方を押し付けては育成効果が出にくいです。新入社員の性格をまずは理解し、合ったやり方を一緒に検討し、試行錯誤を繰り返しましょう。
これを繰り返します。
最後に
今回紹介した4つのステップを繰り返し行うことで、リモート下でも計画的に育成を進めることができます。
リモート下でも進められるので、今後自由に出社・出張できるようになった時でも十分活用できる方法です。
変わりゆく社会でお困りの方へ、少しでも参考になれば幸いです。
最後までありがとうございました。
コメント